DOKUMENT MENADŽMENT SISTEM

Sistem za upravljanje dokumentima je aplikacija zasnovana na SharePoint tehnologiji sa mnoštvom funkcionalnosti koje podržavaju upravljanje dokumentima. Naše rješenje koristi sve prednosti SharePointa uz prilagođavanje načinu poslovanja u našem okruženju.

Sistem za upravljanje dokumentima omogućava jednostavnu saradnju i zajednički rad na dokumentima čemu posebno doprinosi integracija sa MS Office paketom.

Korištenjem SharePoint gradivnih elemenata moguće je napraviti fleksibilnu strukturu u koju će se skladištiti dokumenti. Bez potrebe za dodatnim programiranjem moguće je dodavati nove atribute i kreirati poglede.

Postojeće procese u kojima učestvuju dokumenti i ljudi moguće je unaprijediti primjenom alata za kreiranje workflow-a.

Od posebne važnosti za upotrebu sistema je mogućnost pronalaženja informacija, pretraživanje metapodataka i teksta unutar samih dokumenata.

BENEFITI

  • Vjerodostojnost dokumenata u sistemu
  • Smanjenje rizika neovlaštenog pristupa dokumentima
  • Smanjenje troškova upravljanja predmetima i dokumentima
  • Kreiranje statističkih izvještaja
  • Jednostavno praćenje kretanja dokumenata, pretraživanje i pronalaženje
  • Jednostavan nadzor, upravljanje i kontrola nad dokumentima kroz automatizaciju procesa zaprimanja dokumenata, elektronske obrade, distribucije, odobravanja, pregleda i krajnjeg arhiviranja
  • Smanjenje upotrebe papirne verzije dokumenta i potrebe za štampanjem
  • Smanjenje rizika gubitka ili oštećenja dokumenata tokom procesa upravljanja
  • Smanjena razmjena dokumenata elektronskom poštom
  • Poboljšanje saradnje i komunikacije pri zajedničkom radu na dokumentu
  • Smanjeni troškovi poštarine

FUNKCIONALNOSTI

  • Direktno kreiranje i čuvanje na sistemu iz programa MS Office paketa. Kreiranje dokumenata iz šablona, pri čemu korisnici mogu sami da kreiraju i dodaju šablone. Mogućnost zaključavanja dokumenta za bezbjedno uređivanje od strane samo jednog korisnika.
  • Evidencija svih izmjena na dokumentu, mogućnost vraćanja određene verzije, višestepeno brisanje, praćenje kretanja dokumenta u fizičkom i elektronskom obliku.
  • Korisnici se mogu pretplatiti na događaje od interesa (brisanje, izmjena i dodavanje dokumenta) i biti obavješteni elektronskom poštom.
  • Grupisanje više dokumenata u jednu logičku cjelinu (foldere) nad kojom je moguće definisati metapodatke i prava pristupa.
  • Moguća je organizacija dokumentacije po različitim kriterijumima (organizacionim jedinicama, tipu dokumenta i sl.).
  • Omogućava pretragu po metapodacima, tekstualnom sadržaju dokumenta, kao i pretragu zapisa koji su „blizu“ tražene riječi.
  • Moguće je dijeljenje jednog dokumenta ili jedne logičke cjeline uz direktno slanje dokumenta putem mejla. Prilikom rada na tekstualnim dokumentima omogućen je istovremeni rad većeg broja korisnika.

MODULI